■ 冯茂林 冯建宁

【农村金融时报】

档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，也是推进企业管理创新的重要内容。

以河北农信系统为例，近几年来，系统内的档案目标管理认定工作持续稳定开展，省、市、县三级农信社机构档案管理水平取得了明显提升，档案管理规范化标准化初见成效。但档案管理的信息化水平较低，与全省农信系统办公自动化水平的迅速提升，对海量电子文件的高效规范管理的迫切需求不相适应。因此，建设一个档案信息化管理平台，实现农信系统档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化十分必要。

开展档案信息化建设的必要性

农信系统加快推进档案信息化建设具有十分重要的现实意义，主要体现在如下几方面：

首先，档案信息化建设是各级农信机构适应社会信息化建设发展的客观要求。当前，社会各行业信息化建设正在全面提速，数字化、信息化已经渗透到社会生活的方方面面。当前，随着银行业业务范围的不断拓宽，各类档案数量的剧增，档案管理的难度进一步加大。但同时，也给档案资料的充分利用带来了新的考验，档案信息化建设势在必行。

其次，加快档案信息化建设是全面提升各级农信机构行业管理水平的迫切需要。目前，农信系统法人机构众多，管理水平参差不齐，档案利用效率低下的问题比较突出。特别是与国有大型商业银行相比，在档案管理电子化采集、应用等方面还有较大差距，在一定程度上制约了业务发展。因此，只有全面推进档案信息化建设，使档案管理从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，才有可能在管理水平上比肩先进银行。

此外，加快档案信息化建设是完善市县级行社流程银行建设的现实需要。面对互联网金融、利率市场化等多种外部环境的变化，农信系统正在加快推进流程银行建设。其中，业务档案规范化、信息化建设也是打造流程银行不可或缺的重要组成部分。只有通过档案信息化建设集中、整合、共享、挖掘在管理经营过程中形成的大数据，才可以实现农信系统经营决策和战略制定从经验依赖向数据依据转型，从而推进农信系统经营管理与服务模式的根本性转变。

因此，农信系统要切实提高对档案管理信息化工作重要性的认识，把握发展机遇，采取有效措施，努力搭上信息化建设的快车，为打造现代金融企业，加快流程银行建设夯实基础。

推进档案信息化建设的瓶颈

目前，农信系统推进档案信息化建设面临的瓶颈主要包括：

一是主观认识存在偏差。当前，随着档案管理达标升级的深入推进，全省农信系统各级农信机构对档案管理重要性的认识都有明显提高，但仍有部分机构，特别是一把手对档案管理的重要性缺乏应有的认识，对档案工作的重视度与支持力度不足，存在档案管理人员缺乏、管理人员素质偏低等问题。部分单位档案信息化水平较低，档案管理仍然以手工操作为主，不仅工作量大而且效率低，容易出错，档案管理信息化工作需要从头开始，面临的工作任务繁重。

二是集中管理不到位，信息化推进难以全面覆盖。虽然多数农信机构已完成档案目标管理认定工作，但绝大部分单位只是初步建设了档案室，除正式发文外，其他重要档案及历史资料存放仍处于分散状态，且保管人员轮换频繁，容易导致重要历史档案的丢失。加之缺乏信息化管理手段，很多有价值的档案资料尘封于各个角落，无人问津，造成了大量档案资源的浪费。特别是财务会计档案、信贷业务档案、人事干部管理档案、案件调查处理业务档案等重要档案，很多农信机构还没有做到统一集中管理，也没有真正实现信息化管理，这大大增加了档案管理的安全隐患。

三是档案多为纸质档案，数字化水平不高，录入困难大，影响推进效率。目前各级农信机构形成的档案都是本单位自行保管利用，且多为纸质档案，数字化水平不高，虽有少数单位自行建设了档案信息化系统，但只是对现有文书档案及部分业务档案进行了扫描数字化，且仅限于县域内部使用，市级机构无法随时全面地掌握县级机构信息。加之信息共享利用程度较低，农信机构各市县纵向横向的档案查阅利用渠道闭塞，档案信息沟通不畅，在档案管理利用上各行其是，不适应互联网时代大数据应用飞速发展的新形势。

四是农信机构形成的大量电子公文及数据存放于系统服务器中，存在毁损、丢失的隐患，急需用专门的档案信息化管理软件完成数据的提取、分析、转换、存储及备份。

五是目前部分农信系统内部办公网带宽过于狭小，实现省、市、县三级农信机构并网传输可能会导致网络阻塞，进而影响系统正常运行。

档案信息化建设的思路

农信系统档案信息化建设并非一日之功，需采取相应策略。

首先，应明确建设目标。档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总目标。各级农信机构要将档案信息化建设纳入单位整体信息化建设的规划和方案，档案信息化的建设要适应农信系统信息化的要求，建立科学实用的文件归档、保管和利用系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证档案信息化建设的健康有序发展。逐步实现省、市、县三级农信机构档案信息化建设全覆盖，具体内容如下：

一是制定标准和规范。依据档案管理部门规定和具体情况制定出一整套适合农信系统档案信息化建设的规范、制度;对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理方面，制定标准规范，并指导实施，确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全畅通。

二是加强基础设施建设。档案信息网络系统和档案数字化设备要满足档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，建设先进的档案信息网络，充分发挥档案信息化整体效益。

三是建设应用系统。包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，实现电子档案查询替代档案原文查询、计算机打印件替代复印机复印件。确保档案信息化建设的速度与质量，大力提升档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

四是加强档案信息化建设。包括馆(室)藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。主要涉及档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设等。同时，建立录音、录像、照片、多媒体等多种档案数据库，在内部OA办公网络上形成海量存储、高质有序的多种档案信息资源库等。

其次，应坚持稳步推进。按照“分步推进，先易后难”的原则，各级农信机构要积极做好对现有文书档案、业务档案的数字化加工，利用三年左右的时间，分步推进档案信息化进程。

第一步，在省联社机关及各市审计中心、市级农商银行率先完成档案信息化建设，加快档案管理数字化步伐，确保有保存价值的电子文件及时归档进馆(室)，开展对内部机构及人员网上查询档案的信息服务，最大限度地发挥档案信息资源的作用。

第二步，实现档案目标管理达到AAA 级以上的县级机构电子档案系统与省、市农信机构档案管理系统联网，进一步扩大档案信息化建设覆盖范围，达到省、市两级农信机构档案信息化建设水平。

第三步，实现全省各级农信社机构档案信息化建设全覆盖。

再次，应统一建设标准。坚持档案信息化建设标准先行的原则，依据国家信息化建设的有关规范和档案行业标准，研究制定全省农信社统一的档案信息化工作技术规范。切实加强信息化标准的贯彻落实。认真执行国家档案局10 号令和《电子文件归档与管理规范》《CAD 电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。

此外，应培养专业队伍。通过档案信息化建设的不断推进，培养一批系统开发与维护、档案数字化加工与管理、标准规范建设与实施、相关技术的使用与研究以及档案信息化建设运营与管理等方面的复合型专业人才。

作者单位：河北省农信联社